Zásady ochrany osobních údajů
Verze 1.0, účinná od 7. 10. 2026. Doplňuje obchodní podmínky; zpracování dokladů tvých klientů upravuje zpracovatelská smlouva v jejich čl. 9.
Kdo je správce
CONEMA Technologies s.r.o., IČO 08883416, Radniční 133/1, 370 01 České Budějovice, e-mail info@vsyp.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme; s čímkoli piš na tento e-mail.
Dvě role: u údajů o tobě a tvém účtu jsme správce. U obsahu dokladů, které nahráváš ty nebo tvoji klienti, jsme zpracovatel a správcem jsi ty, případně tvůj klient; tam platí zpracovatelská smlouva.
Co, proč a jak dlouho
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba |
|---|---|---|---|
| Účet a přihlášení | jméno, e-mail, otisk hesla, nastavení dvoufázového přihlášení, IP adresa a čas přihlášení | plnění smlouvy (poskytování služby), zabezpečení účtu | po dobu účtu; technické záznamy 14 dní |
| Fakturace a kredit | fakturační údaje, IČO, DIČ, objednávky dobití, faktury, platby spárované s dobitím (částka, variabilní symbol, číslo účtu plátce) | plnění smlouvy, zákonná povinnost (účetní a daňové předpisy) | 10 let od konce roku, ve kterém byl doklad vystaven |
| Doklady a vytěžená data | obsah nahraných dokladů a výpisů a údaje z nich přečtené | plnění smlouvy; u dokladů tvých klientů jsme zpracovatel podle čl. 9 podmínek | originály 31 dní od nahrání; vytěžená data do smazání nebo zrušení účtu; zálohy nejdéle 14 dní; e-maily čekající na potvrzení nejdéle 30 dní |
| Nahlášení chyby čtení | kategorie, názvy polí a tvoje poznámka; se souhlasem i kopie toho jednoho dokladu a přečtená data | plnění smlouvy, oprávněný zájem na zlepšování služby (jen se souhlasem k nahlédnutí) | kopie dokladu do 30 dnů po vyřešení; se souhlasem s použitím jako vzorku do 180 dnů |
| Nahlášení problému | tvoje zpráva, adresa stránky v aplikaci, jméno a e-mail | plnění smlouvy (podpora) | do vyřešení, nejdéle 12 měsíců |
| Provozní e-maily | e-mail, obsah zpráv (ověření, faktury, upozornění na kredit, oznámení o změnách) | plnění smlouvy, oprávněný zájem informovat o provozu | záznam o odeslání 14 dní |
| Zájemci z webu (pozvánky) | e-mail, typ (účetní / firma), používaný účetní program | oprávněný zájem oslovit zájemce, který o to požádal; kdykoli se můžeš odhlásit | do pozvání, nejdéle 12 měsíců |
| Ukázka bez registrace | obsah jednoho dokladu, který na webu nahraješ k vyzkoušení | plnění tvé žádosti o ukázku | zpracuje se a hned zahodí; výsledek zobrazíme jen tobě |
| Měření návštěvnosti webu | navštívená stránka, odkud jsi přišel, parametry kampaně v adrese, šířka okna, čas na stránce, typ zařízení a prohlížeče, jazyk; místo IP adresy jen denní anonymní otisk | oprávněný zájem vědět, jak se web používá, bez sledování konkrétních lidí | souhrnné záznamy 180 dní; otisk nejde po skončení dne spojit s další návštěvou |
Nic z toho nepoužíváme k profilování ani k automatizovanému rozhodování s právními účinky. Čtení dokladů je automatizované, ale výsledek vždy schvaluje člověk na tvé straně.
Komu údaje předáváme
- WEDOS Internet, a.s. (ČR): hosting, databáze, odesílání a příjem e-mailů.
- Anthropic, PBC (USA): čtení dokladů jazykovým modelem přes API. Údaje z API nepoužívá k trénování modelů a drží je jen krátkodobě pro bezpečnostní účely. Předání mimo EU je zajištěno standardními smluvními doložkami EU.
- Fio banka, a.s.: u plateb převodem čteme z našeho účtu pohyby, abychom dobití spárovali; ukládáme jen pohyby, které patří k dobití ve VSYP.
- Google LLC nebo Microsoft: jen když si zapneš archiv do vlastního Google Disku nebo OneDrive. Pak do tvého účtu u nich ukládáme kopie schválených dokladů; máme přístup jen ke složce, kterou jsme sami založili, a odpojením ho kdykoli zrušíš.
- Veřejné rejstříky (ARES, registr plátců DPH, ČNB): dotazujeme se jen na IČO, DIČ a datum, žádné osobní údaje jim neposíláme.
Nikomu dalšímu údaje nepředáváme, neprodáváme a nepoužíváme k reklamě. Orgánům veřejné moci je vydáme jen tehdy, když nám to ukládá zákon.
Kdy se na tvůj doklad podívá člověk
Běžně nikdy. Výjimkou je nahlášení chyby čtení: jen když u hlášení výslovně zaškrtneš souhlas, uloží se k němu kopie toho jednoho dokladu a člověk z týmu VSYP se na ni podívá, aby chybu opravil. Každé nahlédnutí se zaznamená a v hlášení ho uvidíš. Podpora do tvého účtu vstoupí jen tehdy, když jí to v Nastavení na omezenou dobu povolíš; i tyto vstupy se zaznamenávají.
Jak údaje chráníme
Šifrovaný přenos (TLS), hesla uložená jen jako otisk, dvoufázové přihlášení, oddělení dat zákazníků na úrovni každého dotazu do databáze hlídané automatickými testy, šifrované zálohy uložené mimo hosting, mazání originálů po 31 dnech, denní limity proti zneužití. Porušení zabezpečení, které by se tě týkalo, ti oznámíme bez zbytečného odkladu.
Tvoje práva
Máš právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Většinu vyřídíš sám: všechna data si stáhneš v Nastavení, údaje upravíš tamtéž a účet včetně všech dat nevratně smažeš. Ostatní žádosti pošli na info@vsyp.cz; odpovíme do 30 dnů. Stížnost můžeš podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Jsi-li klientem účetní kanceláře, která tě do VSYP pozvala, obracej se s právy k obsahu dokladů nejprve na ni; je vůči tobě správcem a my jí poskytneme součinnost.
Cookies
Používáme jen nezbytné cookies: přihlašovací relaci, ochranu formulářů proti podvržení, volbu „zapamatovat přihlášení“, pokud ji zvolíš, a 30 dní platnou poznámku, odkud jsi na web přišel (jen když přijdeš z odkazu s parametrem kampaně; slouží k tomu, abychom tvůrci, který tě poslal, mohli registraci přičíst). Žádné analytické, sledovací ani reklamní cookies třetích stran, proto tu není cookie lišta.
Návštěvnost webu měříme bez cookies a bez cizích skriptů. Při zobrazení veřejné stránky nám tvůj prohlížeč pošle adresu stránky, odkud jsi přišel, parametry kampaně z adresy, šířku okna a při odchodu čas na stránce a doscrollování. Na serveru z IP adresy, označení prohlížeče a náhodné soli, která se každý den mění a stará se maže, spočítáme anonymní otisk; IP adresu neukládáme a otisk z jednoho dne nejde spojit s dalším dnem ani převést zpět na člověka. Respektujeme nastavení Do Not Track a Global Privacy Control; v přihlášené aplikaci se neměří nic.
Změny
Zásady aktualizujeme, když se změní služba nebo právo. Podstatnou změnu oznámíme v aplikaci nebo e-mailem; vždy tu najdeš datum účinnosti aktuální verze.