Obchodní podmínky služby VSYP

1. Kdo službu provozuje

VSYP (vsyp.cz) provozuje CONEMA Technologies s.r.o., IČO 08883416, DIČ CZ08883416, se sídlem Radniční 133/1, 370 01 České Budějovice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 29609 (dále „my“). Kontakt: info@vsyp.cz.

Služba VSYP čte účetní doklady pomocí umělé inteligence, kontroluje je proti veřejným rejstříkům a připravuje z nich soubory k importu do účetních programů, případně je do nich přenese konektorem. Používáním služby s těmito podmínkami souhlasíš; souhlas potvrzuješ při registraci.

2. Pro koho služba je

Služba je určena podnikatelům a účetním: registrace vyžaduje IČO a prohlašuješ, že službu užíváš v rámci své podnikatelské činnosti. Ustanovení na ochranu spotřebitele se proto nepoužijí. Pokud účet zakládáš za firmu nebo kancelář, prohlašuješ, že ji smíš zavázat.

3. Včasný přístup

Služba běží v režimu včasného přístupu. Znamená to, že se dál vyvíjí, funkce přibývají a mohou se měnit, a přes veškerou péči se může objevit chyba nebo výpadek. Počet účtů můžeme omezovat (registrace na pozvánku) a některé funkce zapínat postupně.

Dostupnost zatím smluvně negarantujeme; plánované odstávky oznámíme v aplikaci. Narazíš-li na problém, nahlas ho tlačítkem „Nahlásit problém“ v aplikaci nebo na info@vsyp.cz; ozveme se a dáme vědět, jak jsme ho vyřešili. Chyby čtení konkrétního dokladu hlas přímo u něj, ať je můžeme napravit i v kreditu.

4. Účet, tým a klienti

Účet má jednoho majitele, který za něj odpovídá, včetně plateb a toho, koho do něj pozve. Majitel může přizvat kolegy (vidí všechno) a účetní kancelář své klienty (každý vidí jen svou firmu a doklady do ní nahrává). Za správnost a oprávněnost přístupů, které udělíš, odpovídáš ty.

Přihlašovací údaje nesdílej; každý člověk má mít vlastní účet. Doporučujeme zapnout dvoufázové přihlášení. O podezření na zneužití účtu nám dej vědět bez odkladu. Podpora VSYP do tvého účtu vstoupí jen tehdy, když jí to v Nastavení na omezenou dobu povolíš; každý vstup se zaznamená a uvidíš ho.

5. Co služba dělá a co ne

Z nahraných dokladů vytěžíme údaje, zkontrolujeme je (ARES, registr plátců DPH, paměť účtů dodavatelů, součty) a připravíme výstup pro tvůj účetní program. Vytěžená data jsou návrh: každý doklad si před exportem zkontroluješ a schválíš, a teprve tvým schválením se stává podkladem pro účetnictví. Služba není účetní, daňové ani právní poradenství a nenahrazuje účetní program ani účetní.

Umělá inteligence může přečíst údaj špatně, zvlášť u nekvalitních fotek a neobvyklých dokladů. Proto u každého pole vidíš, odkud ho máme, a kontroly ti nesrovnalosti zvýrazní. Za správnost účetnictví, daňových přiznání a plateb provedených na základě výstupů odpovídáš ty jako ten, kdo doklady schvaluje.

6. Cena, kredit a platby

Platíš jen za doklady, které přečte umělá inteligence. Cena jednoho čtení se řídí jeho náročností (rozsah dokladu, fotka či vysázené PDF) a je uvedena v aplikaci u každého dokladu i v přehledu Spotřeba; orientační rozpětí najdeš na vsyp.cz. Elektronické faktury ISDOC, export, tým a klientské přístupy jsou zdarma. Prvních 5 dokladů přečteme zdarma; nárok vzniká jednou na IČO. Za jedno placené čtení účtujeme nejméně 1 Kč. U dokladů nad 4 stran se k ceně přičítá pevná částka za každou další stranu; přesnou částku vidíš v aplikaci před čtením a od hranice, kterou si nastavíš, čtení čeká na tvoje potvrzení.

Čtení se hradí z předplaceného kreditu. Dobíjíš částku bez DPH, hradíš ji s DPH (21 %) převodem podle pokynů v aplikaci. Kredit připíšeme po připsání platby na náš účet a v ten okamžik ti vystavíme fakturu, která je už uhrazená. Objednávka dobití, která není zaplacená do 30 dnů, se sama zruší. Kredit se čerpá podle skutečně přečtených dokladů, nepropadá a platí po celou dobu trvání účtu.

Ceník můžeme změnit; změnu oznámíme v aplikaci nebo e-mailem nejméně 14 dní předem. Čtení se vždy účtuje podle ceníku platného v okamžiku čtení, i když kredit vznikl dřív. Dojde-li kredit, čtení se pozastaví do dobití; schválené doklady a exporty máš dál k dispozici. Fakturace zpětně („na fakturu“) je možná jen po individuální dohodě.

Uznaná chyba čtení (po nahlášení u dokladu) znamená vrácení ceny toho čtení do kreditu. Při ukončení účtu ti nevyčerpaný kredit na žádost vrátíme převodem na účet, ze kterého přišel, do 30 dnů; k vrácené částce vystavíme opravný daňový doklad.

7. Tvoje doklady a data

Nahrané doklady i vytěžená data jsou tvoje. Dáváš nám k nim jen oprávnění nezbytné k poskytování služby: uložit je, přečíst, zkontrolovat, připravit export a na tvůj pokyn předat do účetního programu. Nikdy je nepoužijeme k ničemu jinému a nikomu je neprodáme.

Originály nahraných souborů mažeme 31 dní po nahrání; vytěžená data zůstávají v účtu, dokud je nesmažeš nebo nezrušíš účet. Všechna data si kdykoli stáhneš v Nastavení (CSV, XML, originály, které ještě máme). Do obsahu tvých dokladů se člověk z našeho týmu podívá jen tehdy, když to u nahlášení chyby výslovně dovolíš; každé nahlédnutí evidujeme a vidíš ho.

Ke čtení používáme rozhraní společnosti Anthropic (viz čl. 9). Pro klienty účetní kanceláře platí, že jejich data vidí kancelář, která je do VSYP pozvala; vztah mezi kanceláří a klientem upravuje jejich vlastní smlouva.

8. Co se od tebe čeká

• Nahráváš jen doklady, ke kterým máš oprávnění, a vůči osobám v nich uvedeným plníš své povinnosti správce osobních údajů (zejména jako účetní vůči svým klientům).
• Službu užíváš k účelu, ke kterému je určena. Nepoužíváš ji k hromadnému čtení obsahu, který není účetním dokladem, k obcházení limitů, k testování bezpečnosti bez naší předchozí dohody ani ke zpracování obsahu, který porušuje právo.
• Udržuješ správné fakturační údaje a IČO účetních jednotek (podle nich poznáváme směr dokladu a vystavujeme export).
• Výstupy před použitím v účetnictví kontroluješ a schvaluješ.

Při porušení můžeme účet dočasně omezit nebo ukončit (čl. 12).

9. Zpracovatelská smlouva (čl. 28 GDPR)

U obsahu dokladů, které do služby nahráváš ty nebo tvoji klienti, jsme zpracovatelem a ty (nebo tvůj klient) správcem. Tímto článkem spolu uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů; platí po celou dobu trvání účtu.

1. Předmět, povaha a účel. Ukládání, automatizované čtení (vytěžení), kontrola proti veřejným rejstříkům, zobrazení ke schválení, příprava exportu a na tvůj pokyn přenos do účetního programu. Žádné jiné zpracování neprovádíme.
2. Údaje a subjekty. Identifikační, kontaktní a platební údaje a údaje o plněních, které se vyskytují na účetních dokladech a bankovních výpisech: dodavatelé, odběratelé, jejich zaměstnanci a zástupci, plátci a příjemci plateb, případně tvoji zaměstnanci. Zvláštní kategorie údajů nejsou předmětem služby; nenahrávej je.
3. Pokyny. Zpracováváme jen podle tvých doložených pokynů; pokynem je použití funkcí služby a tyto podmínky. Pokud by pokyn podle našeho názoru porušoval právo, upozorníme tě.
4. Mlčenlivost. Přístup k údajům mají jen osoby vázané mlčenlivostí, a to jen v rozsahu nutném k provozu služby a jen tehdy, když nahlédnutí povolíš (čl. 7).
5. Zabezpečení. Šifrovaný přenos (TLS), oddělení dat zákazníků na úrovni každého dotazu do databáze hlídané automatickými testy, dvoufázové přihlášení, evidence přístupů podpory, šifrované zálohy mimo hosting, mazání originálů po 31 dnech, denní stropy a limity proti zneužití.
6. Dílčí zpracovatelé. Souhlasíš se zapojením těchto dílčích zpracovatelů: WEDOS Internet, a.s. (ČR, hosting, databáze, odesílání a příjem e-mailů) a Anthropic, PBC (USA, čtení dokladů jazykovým modelem přes API; údaje z API nepoužívá k trénování modelů a drží je jen krátkodobě pro bezpečnostní účely; předání mimo EU je zajištěno standardními smluvními doložkami EU). Změnu nebo přidání dílčího zpracovatele oznámíme v aplikaci nebo e-mailem nejméně 14 dní předem; nesouhlasíš-li, můžeš účet do účinnosti změny ukončit a data si stáhnout.
7. Součinnost. Pomůžeme ti s vyřizováním práv subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz) a s posouzením vlivu, pokud ho zpracování vyžaduje; většinu věcí zvládneš sám v aplikaci (úprava, smazání dokladu, export).
8. Porušení zabezpečení. Zjistíme-li porušení zabezpečení, které se týká tvých údajů, oznámíme ti ho bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění, s informacemi, které máme, a budeme je průběžně doplňovat.
9. Ukončení. Po ukončení účtu údaje vymažeme; v zálohách zaniknou nejpozději do 14 dnů. Před ukončením si je můžeš celé stáhnout.
10. Doložení souladu. Na vyžádání ti poskytneme informace potřebné k doložení plnění této smlouvy. Audit na místě je možný po předchozí dohodě, v běžné pracovní době, nejvýše jednou ročně a na tvé náklady, pokud nezjistí závažné porušení.

10. Odpovědnost

Odpovídáme za to, že službu poskytujeme s odbornou péčí a tak, jak ji popisujeme. Neodpovídáme za škodu způsobenou tím, že výstup nebyl před použitím zkontrolován nebo byl použit v rozporu s čl. 5, za ušlý zisk, za následky výpadku třetích stran, které nemůžeme rozumně ovlivnit (hosting, poskytovatel AI, banka, účetní program), ani za obsah, který nahraješ.

Naše celková odpovědnost za škodu z jednoho účtu je omezena částkou, kterou jsi nám za službu zaplatil za posledních šest měsíců před událostí, nejméně však 5 000 Kč. Omezení se nevztahuje na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti ani na případy, kde ho zákon nedovoluje.

11. Dostupnost a změny služby

Službu rozvíjíme průběžně; funkce můžeme měnit, přidávat i rušit. Zrušení funkce, kterou používáš, oznámíme nejméně 30 dní předem. Plánovanou údržbu děláme pokud možno mimo pracovní dobu a oznámíme ji v aplikaci. Kdybychom službu jako celek ukončili, dáme ti vědět nejméně 60 dní předem, necháme ti čas na export a nevyčerpaný kredit vrátíme.

12. Trvání a ukončení

Účet trvá na dobu neurčitou. Ty ho můžeš kdykoli smazat v Nastavení; smazání je okamžité a nevratné, proto si předtím stáhni data. My můžeme účet pozastavit nebo ukončit při podstatném porušení těchto podmínek, při zneužití služby nebo při nezaplacení dohodnuté fakturace, jinak s výpovědní dobou 30 dnů. Při ukončení z naší strany ti necháme nejméně 14 dní na export dat, pokud tomu nebrání zákon nebo závažnost porušení.

13. Změny podmínek

Podmínky můžeme měnit, zejména kvůli vývoji služby a změnám práva. Novou verzi oznámíme v aplikaci nebo e-mailem nejméně 14 dní před účinností. Pokud s ní nesouhlasíš, můžeš účet do účinnosti ukončit; nevyčerpaný kredit vrátíme. Dalším užíváním služby po účinnosti změnu přijímáš. Předchozí verze na vyžádání poskytneme.

14. Právo a spory

Vztah se řídí právem České republiky. Spory se budeme snažit vyřešit dohodou; nepodaří-li se to, rozhodují soudy České republiky příslušné podle našeho sídla. Je-li některé ustanovení neplatné, ostatní zůstávají v platnosti.

Dotazy k podmínkám: info@vsyp.cz.